Dokumentni sistem ali papirna oblika? Zakaj svetujemo prvi način?

Podjetja si ne poslužujejo aplikacij, ki bi jim omogočale enostavno delitev dokumentov iz ERP sistema z drugimi znotraj svojega podjetja ali za posredovanje naslovnikom izven podjetja. Najbolj jih pestijo:

• pomanjkljiva preglednost,

• pomanjkljiva urejenost dokumentov,

• nedostopnost dokumentacije,

• izgubljanje dokumentov,

• pogoste napake pri ročnem vnosu ali prepisovanju podatkov,

• izguba časa, ki bi lahko bil veliko bolj koristno uporabljen.

Katere so prednosti dokumentnega sistema?

The documentary system itself is a user-friendly and easy-to-manage workflow, most notably transparent and easy to validate documents such as invoices, contracts, travel orders, purchase orders, receipts and other mail received or issued.

One of the advantages of such a module is that users do not need to print the documents on paper, but simply send them for approval or signature to the duly authorized persons. They can then simply click, sign, confirm, even reject, or return the document to its predecessor for further processing or completion. The whole process of submitting documents is therefore much faster and more reliable and, above all, controlled and transparent. Because scanning and signing are done through an online application, such document operations can be performed anywhere, anytime, even outside the office.

Zakaj podjetjem svetujemo dokumentni sistem?

Papir je zgolj medij, zato je v digitalni dobi smiselno preiti na boljše, cenejše in učinkovitejše rešitve – dokumentne sisteme, ki omogočajo digitalno sledenje informacijam neposredno v sistemu.

Druge prednosti so še:

• Uporabniku prijazen in pregleden delovni tok.

• Enostavno potrjevanje, podpisovanje in zavračanje dokumentov brez tiskanja.

• Hitrejše, zanesljivejše in nadzorovano posredovanje dokumentov.

• Dostopnost kjerkoli in kadarkoli prek spletne aplikacije.

• Zmanjšanje stroškov in povečanje varnosti pri prenosu informacij.