Dokumentni sistem ali papirna oblika? Zakaj svetujemo prvi način?
Vprašanje, katerega si večina podjetij postavlja že kar nekja časa. Pa vendar presenetljivo veliko podjetij še vedno uporablja papirno obliko dokumentov, tako za interno uporabo, kakor tudi za poslovanje s svojimi strankami. In vse to ne glede na to, da večji del dokumentov in ostale papirologije znotraj samega ERP sistema nastane v elektronski obliki.
Podjetja si ne poslužujejo aplikacij, ki bi jim omogočale enostavno delitev dokumentov iz ERP sistema z drugimi znotraj svojega podjetja ali za posredovanje naslovnikom izven podjetja. Najbolj jih pestijo:
pomanjkljiva preglednost,
pomanjkljiva urejenost dokumentov,
nedostopnost dokumentacije,
izgubljanje dokumentov,
pogoste napake pri ročnem vnosu ali prepisovanju podatkov,
izguba časa, ki bi lahko bil veliko bolj koristno uporabljen.
Katere so prednosti dokumentnega sistema?
Sam dokumentni sistem predstavlja za uporabnika prijazno in preprosto vodenje delovnega toka, predvsem pa pregledno in preprosto potrjevanje dokumentov, kot so prejeti računi, pogodbe, potni nalogi, naročilnice, prevzemnice in ostala prejeta ali izdana pošta.
Ena izmed prednosti takšnega modula je, da uporabnikom dokumentov ni potrebno natisniti na papir, ampak jih enostavno pošljejo v odobritev ali v podpis ustreznim pooblaščenim. Le-ti lahko potem s klikom preprosto in hitro podpišejo, potrdijo, celo zavrnejo ali pa dokument vrnejo predhodniku za nadaljnjo obdelavo oziroma dopolnitev. Celoten postopek posredovanja dokumentov se torej odvije precej hitreje in bolj zanesljivo, predvsem pa nadzorovano in pregledno. Ker se pregledovanje in podpisovanje izvaja preko spletne aplikacije, se lahko takšna operacije nad dokumenti izvajajo kjerkoli in kadarkoli, tudi izven pisarne.
Konec koncev dokumentni sistem predstavlja zgolj možnost, da dokument sledi podatkom neposredno v sistemu, ne pa iz rok v roke na papirju. Zavedati se moramo, da je papir zgolj medij za prenos informacij. Bistvena je vsebina dokumenta. In če je papir zgolj medij, potem si moramo v dobi digitalne transformacije priznati, da obstajajo boljši, cenejši in varnejši mediji, za prenos informacij.
Zakaj podjetjem svetujemo dokumentni sistem?
Papir je zgolj medij, zato je v digitalni dobi smiselno preiti na boljše, cenejše in učinkovitejše rešitve – dokumentne sisteme, ki omogočajo digitalno sledenje informacijam neposredno v sistemu.
Druge prednosti so še:
Uporabniku prijazen in pregleden delovni tok.
Enostavno potrjevanje, podpisovanje in zavračanje dokumentov brez tiskanja.
Hitrejše, zanesljivejše in nadzorovano posredovanje dokumentov.
Dostopnost kjerkoli in kadarkoli prek spletne aplikacije.
Zmanjšanje stroškov in povečanje varnosti pri prenosu informacij.
Vas zanima, kako lahko pokrijete vse vaše procese z le eno aplikacijo?
Odoo | All your business on one Platform
