Pametno poslovanje
in rast z Odoo

To ugotovimo skupaj, še preden karkoli obljubimo. Začnemo s pogovorom in kratko diagnostiko: pogledamo, kako danes vodite prodajo, nabavo, skladišče, proizvodnjo, računovodstvo in druga za vas pomembna področja, kje se podatki podvajajo in kje vas obstoječi sistem omejuje.

Sledi poglobljena analiza, v kateri predlagamo možnosti za optimizacijo procesov in preverimo, koliko jih pokrije Odoo. Rezultat je jasen popis: kaj Odoo pokrije standardno, kaj rešijo naši moduli Hermes in kaj zahteva razvoj po meri. Odločitev je nato vaša, sprejeta na podlagi dejstev. Če Odoo za vas ni prava rešitev, to ugotovite pravočasno.

Se sprašujete, ali je čas za menjavo sistema? Preberite Ali je že čas, da zamenjate svoj ERP.

Uvedba Odoo je pri primerljivem obsegu poslovanja bistveno krajša od uvedbe velikih mednarodnih ERP sistemov, kot sta SAP in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Razlog je v tem, da velik del funkcionalnosti deluje že v standardu, sistem pa gradimo po modulih in ne kot en velik projekt, ki zaživi šele ob koncu.

Iz naših projektov:

• manjše podjetje s standardnimi procesi: 2–3 mesece
• srednje podjetje z več oddelki in nekaj integracijami: 4–6 mesecev
• proizvodnja ali kompleksna logistika z razvojem po meri: 6–12 mesecev

Točen okvir dobite v ponudbi po opravljeni analizi. Na trajanje najbolj vplivajo trije dejavniki: kakovost in obseg podatkov za migracijo, število posebnosti, ki jih Odoo ne pokrije standardno, ter razpoložljivost vaših ključnih uporabnikov. Na zadnjega imate največji vpliv prav vi.

Kako je uvedba potekala pri drugih, si lahko pogledate med študijami primera.

Da, vendar ne v celoti s standardno lokalizacijo. Odoo standardno pokrije osnovo, vse ostalo, kar slovensko podjetje potrebuje za skladno poslovanje, pa dodaja naša lokalizacija Hermes, preverjena na 70+ slovenskih podjetjih.

Standardni Odoo pokriva:

• kontni načrt
• davčne nastavitve
• DDV-poročila (delno)

Lokalizacija Hermes dodatno vključuje:

• davčno potrjevanje računov pri FURS
• izdajo e-računov v standardu eSlog
• avansne račune
• statistična poročila za Banko Slovenije (SFR in KRD)
• pripravo in izvoz poročil za AJPES
• izvoz poročila Intrastat

Ob spremembah zakonodaje lokalizacijo posodobimo in posodobitev prejmejo vse stranke v vzdrževanju, tako da vam sprememb ni treba spremljati sami.

Ločeno od tega ponujamo obračun plač in kadrovsko evidenco po slovenski zakonodaji, rešitev, ki je na trgu že več kot 30 let.

Delo poteka projektno, z eno kontaktno osebo na naši in eno na vaši strani, tako da vedno veste, koga vprašati. Projekt vodimo v šestih fazah:

1. Analiza. Na delavnicah po področjih popišemo vaše procese in zahteve.
2. Opredelitev obsega. Zahteve zapišemo v dokument, ki ga potrdite. Ta je referenca za vse nadaljnje delo.
3. Postavitev. Sistem postavimo v testnem okolju in ga nastavimo po potrjenem obsegu.
4. Validacija. Vaši ključni uporabniki skupaj z našimi svetovalci redno preverjajo implementirane procese.
5. Izobraževanje. Uporabnike usposobimo na vaših podatkih in primerih, ne na splošnih demo primerih.
6. Zagon in podpora. Ob zagonu smo intenzivno prisotni, nato preidete v redno podporo.

Vse faze potekajo skladno s potrjeno dokumentacijo, zato v vsakem trenutku veste, kaj je dogovorjeno in kje v projektu ste. Več o posameznih storitvah si lahko preberete na strani Odoo storitve.

Uvedba ERP sistema je skupen projekt, obseg vašega sodelovanja pa se spreminja po fazah. Potrebujete dve vlogi:

• Vodja projekta pri vas. Povezuje ekipe, skrbi za roke in odločitve.
• Ključni uporabniki po področjih (prodaja, nabava, skladišče, proizvodnja, računovodstvo). Praviloma 4–8 ur na teden, odvisno od faze projekta.

Največ vašega časa zahtevajo analiza, izobraževanja in prevzemno testiranje. Vmes je treba nekaj časa nameniti validaciji implementiranih procesov skupaj z našimi svetovalci. Prav ta korak najbolj zmanjša število presenečenj ob zagonu.

Najbolje se pripravite tako, da uredite podatke in določite ljudi. To dvoje odloča o hitrosti uvedbe bolj kot karkoli drugega.

• Počistite šifrante. Kupci in dobavitelji, artikli, kosovnice, ceniki. Podvojene in neaktivne zapise je ceneje odstraniti pred migracijo kot po njej.
• Pripravite otvoritvena stanja. Zaloge, odprte postavke, osnovna sredstva.
• Popišite posebnosti. Izjeme, ročne obdelave in Excelove datoteke, ki krožijo mimo sistema, so pogosto najpomembnejša vsebina analize.
• Določite odgovorne osebe za vsako področje in jim rezervirajte čas.
• Zberite dostope in dokumentacijo obstoječih sistemov ter zahteve morebitnih integracij (spletna trgovina, banka, proizvodne naprave, specialistična orodja).
• Določite ciljni datum zagona glede na poslovni koledar.

Ni vam treba imeti vsega urejenega pred prvim sestankom. Skozi ta seznam vas vodimo mi, pomembno je le, da vemo, kje ste.

Spremembe so pri uvedbi ERP normalne in imamo zanje utečen postopek. Ne ustavijo projekta in ne pripeljejo do nepričakovanega računa.

1. Zapišemo jo kot zahtevek za spremembo s trajno oznako, da je sledljivo, kaj je bilo zahtevano in kdaj.
2. Ocenimo vpliv na obseg, terminski načrt in ceno ter na vse povezano: nastavitve, testne scenarije, izobraževanje.
3. Vi odločite. Spremembo potrdite, zavrnete ali prestavite v kasnejšo fazo.
4. Vgradimo jo v vso dokumentacijo in izdamo novo različico z zapisom v dnevniku sprememb.

Tako v vsakem trenutku veste, kakšen je dogovorjeni obseg, kaj se je spremenilo in zakaj.