Splošni pogoji poslovanja podjetja Hermes d.o.o.

1. Področje veljavnosti

Naslednji splošni pogoji poslovanja veljajo za vse dobave in storitve, ki jih opravi Hermes računalništvo in poslovne storitve d.o.o. kot izvajalec. Sopogodbenik jih s podpisom pogodbe ali z njihovim sprejemom, ne da bi jim ugovarjal, v primeru, da ni sklenjena pisna pogodba pa s sprejemom blaga ali storitev, ne da bi jim ugovarjal (izvršitev pogodbe), priznava tudi za morebitne nadaljnje posle med strankama. V primeru razlike med splošnimi pogoji naročnika in temi pogoji, veljajo ti splošni pogoji, razen če je med strankama sklenjen drugačen dogovor. Za veljavnost sprememb ali postranskih dogovorov je potrebna pisna potrditev in ti veljajo le za vsakokratno posamičen posel. Če so posamezna določila teh splošnih pogojev poslovanja neveljavna, to ne vpliva na njihovo načelno pravno veljavnost. V tem primeru bosta pogodbeni stranki sklenili dogovor, ki bo, kolikor se le da, blizu neveljavni določbi.

 

2. Ponudbe in sklenitve pogodb

Vse pogodbe, naročila in dogovori so pravno zavezujoči le tedaj, če jih podpiše zakoniti zastopnik izvajalca, oz. od njega pisno pooblaščena oseba, in zavezujejo le v vsakokrat podanem obsegu. Ponudbe so načeloma določene z ocenjeno vrednostjo in ne vežejo izvajalca k izvedbi za ponujeno vrednost ponudbe, razen če je na ponudbi navedeno, da je zavezujoča. Sodelavci izvajalca ne morejo podajati izjav, ki bi odstopale od teh pogojev, razen če imajo za to pisno pooblastilo zakonitega zastopnika izvajalca.

 

3. Storitve izvajalca

Izvajalec opravlja sledeče storitve:

a.      analize poslovnih procesov in zahtev naročnika,

b.      dobava in prodaja standardne programske opreme drugih dobaviteljev,

c.       dobava in prodaja licenc lastne programske opreme,

d.      implementacijske storitve (nastavitev, uvoz podatkov, namestitev, pomoč pri zagonu),

e.      uvajanje in izobraževanje uporabnikov,

f.       razvoj novih funkcionalnosti in nadgrajevanje standardne programske opreme,

g.      telefonsko svetovanje,

h.      vzdrževanje programske opreme (odpravljanje zastojev, nadgrajevanje, pomoč),

i.       druge storitve v okviru IT in poslovnega svetovanja.

 

4. Projektna naloga

 

5. Standardna programska oprema

 

6. Lastna programska oprema

 

7. Projektno vodenje

Projektna organizacija, ki ustreza velikosti ter kompleksnosti zastavljenih nalog, kot tudi ustrezno projektno vodenje, sta brezpogojni predpostavki za uspešno uvajanje informacijskega sistema. Obseg ter vsebina storitev izvajalca na področju projektnega vodenja se določita v projektni dokumentaciji in/ali ponudbi.

 

7.1 Projektna organizacija. Izvajalec bo opravljal storitve ob tesnem sodelovanju z naročnikom. V kolikor zaradi same narave projekta ni dogovorjeno drugače, naročnik in izvajalec imenujeta vsak po enega projektnega vodjo, ki o projektu odločata soglasno. Če skupna odločitev ni mogoča, se je treba obrniti na projektni svet, ki sestoji iz po enega člana poslovodstva izvajalca in naročnika. Obe projektni vodji skupno določata sledeče parametre:

a.      pogostost, trajanje ter krog udeležencev pri sestankih,

b.      stopnjo določanja podrobnosti projektnega načrtovanja in projektnega nadzora,

c.       pravila za sestavitev in odobritev zapisnikov. Pogodbeni stranki se zavezujeta, da bosta, kolikor je to v njuni moči, zagotavljali kontinuiteto projekta. Izvajalec ima pravico, da storitve opravi po podizvajalcu. V tem primeru naročilo generalno izvaja ter zanj tudi skupno odgovarja izvajalec. Izvajalec je tudi odgovoren, da ustrezno uredi vsa pravna vprašanja, še posebej varovanje informacij in ravnanje z osebnimi podatki."

d.      odločata in potrjujeta o morebitnih dodatnih storitvah projekta skladno s pooblastili in internim pravilnikom posamezne družbe oz. vsakokratnega projekta,

e.      obveščata projektni svet o statusu projekta,

f.       sklicujeta projektni svet skladno z dogovorom in pravili komunikacije na posameznem projektu.

 

7.2 Dolžnost obveščanja. Obe pogodbeni stranki morata druga drugo vzajemno nemudoma obveščati o kakršnihkoli okoliščinah, ki bistveno vplivata na izvajanje projekta. To velja ne glede na to, ali se take okoliščine pojavijo v vsakokrat lastni sferi odgovornosti ali sferi odgovornosti druge pogodbene stranke ali tretjih. Projektni vodji v takem primeru soglasno odločata o smotrnih ukrepih, da bi se, kolikor je le možno, dosegel cilj projekta.

 

7.3  Sodelovanje naročnika. Izdelava organizacijskih konceptov in programov se izvede glede na vrsto in obseg zavezujočih informacij, dokumentacije ter pripomočkov, ki so bili s strani naročnika dani na razpolago izvajalcu. Sem spadajo tudi testni podatki, ki ustrezajo praksi, kot tudi možnosti za testiranje, ki jih v zadostnem obsegu, pravočasno in na lastne stroške zagotovi naročnik. Naročnik se zavezuje, da bo skrbel za to, da bodo ob terminih, ki jih določita projektni vodji, na lokacijah naročnika na razpolago ustrezno kvalificirani (so-)delavci, naprave, prostori in testni podatki. Naročnik opravi svoje sodelovanje na lastne stroške. Naročnik je odgovoren za pripravo zahtev in mora sodelovati pri sestavljanju funkcionalne specifikacije, ki določa obseg projekta in je tako predmet končne ponudbe izvajalca. Naročnik omogoči izvajalcu internetni dostop do dobavljene programske opreme v skladu z naročnikovimi internimi pravili in predpisi, če je to potrebno za izvajanje naročila. Poleg tega sme naročnik sam, tj. s pomočjo (so-)delavcev naročnika, opraviti dele storitev, ki jih ponuja izvajalec, v kolikor je to predhodno usklajeno z izvajalcem. O praktični izvršitvi, eventualno potrebni izobrazbi, kompetencah ali podpori itd., odločata projektni vodji. V primeru, da programska ali morebitna strojna oprema, ki jo dobavi izvajalec, ne deluje tako, kot to določa funkcionalna specifikacija, ali da izvajalec ne opravlja storitev v skladu s funkcionalno specifikacijo, naročnik opravi ustrezne ukrepe, in sicer se mora še posebno izogibati nastajanju ali povečevanju že nastale škode, zavarovati shranjene podatke, tekoče preverjati rezultate, ki jih javlja program, ter določiti in detajlno opisati motnje in napake, ki se pojavljajo v delovanju programske ali strojne opreme ali pri storitvah, ki jih opravi izvajalec. Ta podatkovni material mora zbrati tako, da je zapisan na nosilcih, ki so računalniško berljivi ter jih je mogoče rekonstruirati s sorazmerno majhnimi stroški.

 

7.4  Ne prevzemanje kadrov. Stranki pogodbe se vzajemno zavezujeta, da v času trajanja te pogodbe ne bosta vplivali na (so-)delavce nasprotne stranke, da bi le-ti prenehali z delom za nasprotno stranko, niti ne bosta pričeli kakorkoli sodelovati s (so-)delavci nasprotne stranke. Stranki za primer kršitve te obveznosti dogovorita pavšalno pogodbeno kazen v višini dvoletnih bruto prejemkov (so-)delavca, ki jo mora stranka, ki je na delo (so-) delavca za nasprotno stranko vplivala ali pričela z njim kakorkoli sodelovati, plačati nasprotni stranki.

 

7.5 Preverjanje izdelkov. Izvajalec bo naročniku predložil izdelke v prevzem, kar še posebej velja za zapisnike in funkcionalno specifikacijo. Obe projektni vodji skupno določita termine za izročitev in preverjanje teh dokumentov. Če pride pri prevzemu do zamude prek dogovorjenih terminov brez krivde izvajalca, izvajalec ne jamči za škodo zaradi tako nastale časovne zamude. Izvajalec sme izdelke, na katere naročnik v roku dveh tednov od izročitve v prevzem ne poda utemeljenih pripomb, šteti za (delno) sprejete in se nanje opreti pri naslednjih korakih pri projektu.

 

7.6 Test in prevzem. Vsakokratni predmetni del individualno izdelane ali prilagoditve funkcionalnosti ali rešitve mora naročnik prevzeti najkasneje v 10 delovnih dneh po dobavi, v kolikor ni dogovorjeno drugače. Projektni vodji določita obseg in termine (pod)prevzemov. Naročnik potrdi prevzem z zapisnikom (Poročilo o uspešno opravljenem testiranju na testnih podatkih naročnika). Če naročnik pusti preteči rok desetih delovnih dni, ne da bi prevzel rešitev, se šteje dobavljena rešitev za prevzeto s potekom zadnjega dne navedenega roka. Rešitev se v vsakem primeru šteje za prevzeto, ko jo naročnik prvič uporabi v produkcijskem sistemu. Naročnik napake, to so odstopanja od pisno dogovorjene funkcionalne specifikacije, ki se morebiti pojavijo, sporoči izvajalcu ter jih dokumentira, izvajalec pa si mora prizadevati za čimprejšnjo odpravo napak. Če so podane bistvene napake, torej da se uporaba v produkcijskem sistemu ne more začeti ali nadaljevati, je po odpravi napake treba opraviti ponovni prevzem. Konkretne odzivne čase določa vzdrževalna pogodba, ki jo lahko skleneta izvajalec in naročnik s prehodom v produkcijsko uporabo rešitve.

 

7.7 Razvojni, testni ter produkcijski sistem. Izvajalec bo praviloma programe najprej instaliral na razvojni sistem, ki je nameščen v njegovih prostorih, tam opravil osnovne nastavitve in morebitne potrebne prilagoditve ter pripravil opremo za instalacijo pri naročniku. Produkcijski sistem kot tudi testni sistem za vzpostavitev, šolanje in izvedbo testnih primerov se načeloma instalirajo na za to namenjenem strežniku. Naročnik je zavezan opraviti temeljito testiranje programske opreme na testnem sistemu. Pri tem testiranju mora uporabiti podatkovne nabore, kot se bodo uporabljali v poslovanju in preizkusiti sistem v obsegu in na način kot se bo uporabljal v poslovanju. Prenos programske opreme iz testnega okolja v produkcijsko okolje opravi izvajalec, oz. naročnik, v kolikor interni pravilnik naročnika ne dovoljuje drugače, naročnik pa prične uporabljati programsko opremo na lastno odgovornost. V primeru da naročnik nabavlja strojno opremo, operacijske sisteme itd. od tretjih oseb, bo izvajalec na poziv naročnika podal presojo o načelni ustreznosti teh naprav za želene cilje. Stroški za teste, namestitvena dela na teh naročnikovih napravah, izobraževanje končnih uporabnikov, itd., se obračunajo po dejanskem strošku, kolikor niso že vsebovani v funkcionalni specifikaciji oz. Ponudbi izvajalca. V obeh primerih bo naročnik sam nosil stroške in tveganja za tekoči pogon naprav, k temu pa sodijo tudi tehnično in organizacijsko primerno zavarovanje podatkov, zaščita proti neupravičenemu dostopu ter napadu virusov.

 

7.8 Oddaljen dostop. Da lahko izvajalec hitro podpre naročnika v primeru garancije ali siceršnje pomoči, se vzpostavi sistem za oddaljen dostop. Vsaka pogodbena stranka nosi stroške, ki ob tem nastajajo v njenih prostorih (za strojno in programsko opremo, telefonsko povezavo itd.). Obe projektni vodji odločata skupno o načinu tehnične rešitve in o relevantnih varnostnih vidikih. Naročnik sme omejiti oddaljen dostop, npr. dovoliti dostop le ob določenem času v dnevu, za določene sodelavce izvajalca ali po drugih dogovorjenih kriterijih. Če izvajalcu zaradi nerazpoložljivosti oddaljenega dostopa, za katerega odgovarja naročnik, nastane škoda ali dodatni strošek, se lahko dodatni stroček naročniku obračuna posebej. Izvajalec ne jamči za morebitno škodo zaradi nerazpoložljivosti oddaljenega dostopa.

 

Izročitev v vzdrževanje in podpora. Po zagonu produkcijskega sistema sledi nadaljnje svetovanje preko vzdrževanja rešitve in podpore. Za storitve vzdrževanja se lahko sklene vzdrževalna pogodba. V kolikor naročnik z izvajalcem ne sklene vzdrževalne pogodbe, izvajalec do naročnika po prehodu v produkcijo nima nobene odgovornosti vezanih na nadaljnje izvajanje storitev, razen obveznosti, ki izhajajo iz naslova podeljene garancije.

 

8. Cene, davki in pristojbine

8.1 Vse cene se glasijo, če ni navedeno drugače, v EUR brez DDV in veljajo le za posamično predmetno naročilo. Splošna urna postavka izvajalca znaša 80 EUR.

 

8.2  Standardna programska oprema. Cene, ki so v ponudbah navedene za module standardne programske opreme, zavezujejo do datuma »veljavno do«. Morebitna zvišanja cene s strani proizvajalca programske opreme, do katerih pride po navedenem datumu, se obračunajo dalje naročniku. Na zahtevo naročnika bo izvajalec predložil ustrezne dokumente (obvestilo proizvajalca, aktualni cenik).

 

8.3  Lastna programska oprema. Cene, ki so v ponudbah navedene za module lastne programske opreme, zavezujejo do datuma »veljavno do«. Morebitna zvišanja cene s strani izvajalca, do katerih pride po navedenem datumu, se obračunajo dalje naročniku. Izvajalec bo glede morebitne spremembe cenika naročnika obvestil najmanj 60 dni pred spremembo prek izvajalčeve spletne strani in prek izvajalčevih obvestil, ki so poslane na naslove, ki jih za ta namen določi naročnik.

 

8.4 Storitve. Cene, ki so v ponudbah in cenikih navedene za storitve, zavezujejo izvajalca 15 dni od objave cenika ali izdelave ponudbe, če na ponudbi ali ceniku ni drugače določeno. Po tem sme izvajalec v svojih urnih postavkah upoštevati nastala povečanja stroškov dela in materiala oz. siceršnje stroške in davščine. Naročniku je treba nove urne postavke sporočiti najmanj šestdeset dni pred spremembo.  Šteje se, da je naročnik takšna zvišanja vnaprej sprejel, če ne presegajo več kot 10 % povečanja vrednosti na letni ravni. Storitve, ki jih izvajalec opravi na željo naročnika in ki presegajo prvotno dogovorjeni obseg storitev, se zaračunajo po urnih postavkah, ki aktualno veljajo v trenutku opravila storitve. Storitve se opravljajo znotraj normalnega delovnega časa izvajalca (pon. - pet. med 07.30 in 15.30), izvajalec pa je naročniku dostopen najmanj v času dostopnosti (pon. – pet. med 8:30 in 14:30). Čas dostopnosti se lahko določi drugače v implementacijski ali vzdrževalni pogodbi, v kolikor bi bilo zaradi narave delovanja naročnika to potrebno. Če izjemoma in na željo naročnika pride do opravila storitve zunaj normalnega delovnega časa, se dodatni stroški zaračunajo posebej kot to določajo ti splošni pogoji ter pogodba.

 

8.5 Potni stroški in stroški za delo izven delovnega časa. Potni stroški, dnevnice in stroški prenočitve se naročniku zaračunavajo posebej po dejanski porabi skladno s pravilnikom o povrnitvi potnih stroškov izvajalca. Drugačna ureditev je lahko določena v pogodbi, drugače pa veljajo običajni normativi v skladu s slovensko poslovno prakso. Čas porabljen na poti se obračuna po polovični ceni. Za storitve, izven delovnega časa, ki jih zahteva naročnik, se na eno uro opravljenih storitev obračunajo naslednji dodatni stroški v odstotku od dogovorjene cene storitve:

a.      za nočno delo (pon.-pet. 18.30/06.30) 50 %,

b.      za delo ob sobotah 100 %

c.       za delo ob nedeljah 200 %

d.      za delo ob praznikih 200%.

 

Ob prekrivanju dveh navedenih postavk velja višja postavka. V primeru nočnega dela ob nedeljah oz. praznikih pa velja poleg postavke za delo ob nedeljah oz. praznikih tudi postavka za nočno delo.

 

9. Roki in pravica odstopa

 

10.              Plačilo

 

11. Avtorske pravice in pravice uporabe

 

12. Odgovornost za napake

 

13. Zaščita podatkov

 

14. Odškodninska odgovornost

 

15. Kraj izpolnitve, krajevna pristojnost sodišča

 

16. Veljavnost

Splošni pogoji veljajo od 1.1.2021.