Upravljanje dokumentov v Odooju
Dokumentni sistem, ki stoji znotraj vašega poslovanja, ne ob njem
Pogodbe, prejeti računi, kadrovske mape in projektna dokumentacija na enem mestu — v istem sistemu, kjer delo nastaja, tako da vsak dokument stoji ob zapisu, na katerega se nanaša.
Pokažite mi, kako bi tekli naši dokumenti
Kje se dokumenti danes izgubljajo
Štirje vzorci, ki jih srečamo skoraj v vsakem podjetju, preden uvede dokumentni sistem.
Raztreseni po treh mestih
Del v e-pošti, del na skupnem disku, del v osebni mapi. Nihče nima celotne slike.
Katera različica je zadnja?
Kopije z imeni koncna, koncna2 in res-koncna, in nobenega načina, da bi vedeli, katera je šla stranki.
Pol dneva za iskanje pogodbe
Dokument izpred dveh let nekje obstaja, a nihče se ne spomni, pod katerim imenom je bil shranjen.
Odobritve, izgubljene v e-pošti
Podpis ali odobritev potuje kot priloga skozi niz sporočil in sled izgine z njim.
Skupna mapa proti dokumentnemu sistemu
Primerjava govori o tem, kje dokument živi in s čim je povezan, ne o prostoru za shranjevanje.
| Področje | Skupni disk in e-pošta | Odoo Documents |
|---|---|---|
| Kje dokument živi | ločeno od poslovnega zapisa | ob računu, zaposlenem ali nalogi, na katero se nanaša |
| Različice | kopije, kjer ime nadomešča vodenje različic | zgodovina različic na enem dokumentu |
| Pravice dostopa | nastavljene po mapi, s strani tistega, ki jo je ustvaril | po delovnem prostoru in po vlogi |
| Prejeti račun dobavitelja | ročno prepisan | podatki prebrani s skena, knjižba pripravljena v potrditev |
| Podpis | natisni, podpiši, skeniraj, pošlji nazaj | elektronski podpis, podpisan izvod shranjen samodejno |
| Odobritev | niz e-poštnih sporočil | zahtevek za odobritev z zgodovino na dokumentu |
| Deljenje s stranko | priloga po e-pošti | mapa, objavljena na spletni strani |
| Kasnejše iskanje | brskanje po disku po imenu datoteke | oznake, filtri in delovni prostori |
Povezan s procesi, v katerih dokumenti nastajajo
Dokumentni sistem je največ vreden tam, kjer dokumenti nastajajo. V Odooju te povezave že obstajajo.
Računovodstvo
Prejeti računi dobaviteljev pristanejo v dokumentnem nabiralniku, Odoo prebere podatke s skena in pripravi knjižbo v potrditev.
Kadri
Zaposlitveni dokumenti, evidenca odsotnosti, računi za stroške in življenjepisi kandidatov stojijo ob zapisu zaposlenega.
Projekti
Dokumenti so pripeti na naloge, nov projekt pa se začne iz pripravljene predloge delovnega prostora.
Elektronski podpis
Dokument se pošlje v podpis po spletu, podpisan izvod pa se shrani sam.
Odobritve
Zahtevek za odobritev nastane neposredno iz dokumenta in zgodovina ostane pri njem.
Izdelki
Tehnična in produktna dokumentacija je shranjena ob izdelku, ki ga opisuje.
Deljenje
Mapo je mogoče objaviti na spletni strani za stranke ali partnerje, brez prilog po e-pošti.
Preglednice in poročila
Podatki iz dokumentov napajajo preglednice in nadzorne plošče.
Kako dolgo morate hraniti poslovno dokumentacijo?
Roki hrambe so predpisani
Za različne vrste dokumentov veljajo različna pravila, podjetje pa mora roke določiti v svojem internem aktu.
Rok potuje z dokumentom
V dokumentnem sistemu je rok hrambe lastnost dokumenta, ne nekaj, kar živi v nečji glavi.
O rokih smo pisali
Naš članek gre skozi to, katera dokumentacija se po slovenskih pravilih hrani koliko časa.
Kako poteka uvedba dokumentnega sistema
- 1 Pregledamo, katere dokumente obdelujete, kdo jih ustvarja in kje danes končajo.
- 2 Postavimo delovne prostore in pravice dostopa po oddelkih in vlogah.
- 3 Dodamo pravila, ki prejete dokumente shranijo samodejno.
- 4 Sistem povežemo z računovodstvom, kadri, projekti in podpisovanjem.
- 5 Predamo ga skupaj z usposabljanjem, vaši ljudje pa delajo naprej tam, kjer že delajo.
Kje bi začeli?
Povejte nam, kateri dokumenti vam jemljejo največ časa, in pokazali vam bomo, kako bi tekli skozi Odoo.
Pogovorimo se