Ko podjetje začne iskati dokumentni sistem, je prva primerjava običajno tabela s prostorom za shranjevanje, ceno na uporabnika in podprtimi formati datotek. Te številke je lahko primerjati — in prav zato so napačno izhodišče. Dokumentni sistem ne pade zato, ker mu je zmanjkalo gigabajtov. Pade zato, ker ga ljudje začnejo obhajati.
Tu je sedem vprašanj, ki jih je vredno zastaviti, preden kaj podpišete.
1. Kje bo dokument stal glede na vaše poslovne podatke?
Dokument skoraj vedno pripada nečemu: računu, zaposlenemu, projektu, stranki. Če sistem hrani dokumente na enem mestu, poslovne podatke pa na drugem, mora nekdo to povezavo vzdrževati ročno — običajno s skrbnim poimenovanjem datotek. Ta disciplina zdrži nekaj mesecev. Zahtevajte prikaz: ko odprete prejeti račun dobavitelja, ali sken stoji tam, ali ga morate iskati?
2. Kdo odloča, kdo kaj vidi?
V skupni mapi pravice dostopa nastavi tisti, ki je mapo ustvaril, in nihče se več ne spomni, zakaj. Vprašajte, kako so pravice strukturirane: po mapi, po vlogi, po oddelku? Kaj se zgodi, ko nekdo znotraj podjetja zamenja delovno mesto? Sistem, ki na to ne odgovori hitro, se konča z eno mapo, ki jo vidijo vsi — s čimer je namen izničen.
3. Kaj se zgodi s prejetim računom dobavitelja?
To je najboljši test dokumentnega sistema, ker gre za najpogostejši dokument v večini podjetij. Sledite mu od začetka do konca: prispe po e-pošti, in kaj potem? Ga nekdo prenese, preimenuje, shrani in zneske prepiše v računovodstvo? Ali pa pristane v nabiralniku, kjer se podatki preberejo s skena in je knjižba pripravljena, da jo nekdo potrdi? Razlika se meri v urah na teden.
4. Sta podpisovanje in odobravanje znotraj sistema ali ob njem?
Odobritve in podpisi so mesto, kjer dokumenti običajno ušejejo iz sistema nazaj v e-pošto. Vprašajte, ali je dokument mogoče poslati v odobritev in v elektronski podpis, ne da bi zapustil sistem — in, kar je enako pomembno, ali se podpisan izvod in zgodovina odobritev vrneta ter ostaneta pripeta k dokumentu.
5. Kako delite dokument z nekom zunaj podjetja?
Če je odgovor priloga po e-pošti, ste pravkar naredili kopijo, ki je nihče več ne nadzoruje. Iščite možnost, da mapo ali dokument delite s stranko ali partnerjem kot povezavo, izvirnik pa ostane tam, kjer je.
6. Kako boste izpolnjevali roke hrambe?
Poslovna dokumentacija ima predpisane roke hrambe in ti se razlikujejo po vrsti dokumenta. V praksi to deluje le, če je rok hrambe lastnost dokumenta a ne nekaj, kar ima računovodkinja v glavi. Slovenske roke smo pregledali v posebnem članku: koliko časa moramo hraniti poslovno dokumentacijo?
7. Kaj se zgodi, ko ga želite povezati še s čim?
Dokumentni sistem je redko zadnja stvar, ki jo podjetje uvede. Vprašajte, kaj je potrebno, da ga povežete s svojim ERP, z obračunom plač, z orodjem za projekte. Če je vsaka povezava svoj integracijski projekt, cena sistema ni licenca — ampak vse, kar pride za njo.
Neprijetni sklep
Večina teh vprašanj v resnici ni o dokumentnem sistemu. So o tem, ali dokumenti stojijo znotraj sistema, kjer delo nastaja, ali v lepo urejenem arhivu ob njem. Arhiv ob poslovanju je še vedno arhiv: boljši od omare z registratorji, a ne odstrani niti enega koraka prepisovanja.
Če želite videti, kako je videti, ko dokumenti živijo v istem sistemu kot računi, zaposleni in projekti, smo to opisali tukaj: dokumentni sistem, povezan z vašim poslovanjem.
Kako izbrati dokumentni sistem: sedem vprašanj pred odločitvijo