Zakaj uvajati ERP v svoje poslovanje?
in zakaj morajo o tem razmišljati tudi startupi?
27 januar, 2021 po
Zakaj uvajati ERP v svoje poslovanje?
HERMES D.O.O., Boris Kodelja
| Še nobenega komentarja

ERP-ji danes niso več to, kar so nekdaj bili – okorni in dragi sistemi, za katere potrebujete veliko časa in resursov, da jih uvedete v svoje poslovanje. Večina sistemov se je že preselila oblak, zato so dostopnejši in se prilagajajo rasti podjetja, številu zaposlenih in obsegu poslovanja. 

Kdaj začeti razmišljati o uvedbi sistema ERP v svoje poslovanje? 

O uvedbi je smiselno razmišljati že takoj ob odprtju podjetja. Ker so sistemi ERP prilagodljivi, jih v začetku lahko uporabljate v omejenem obsegu oziroma vključite le tiste module, ki podprejo trenutne potrebe. V celoti pa ga začnete uporabljati morebiti leto ali dve po uvedbi, oziroma, ko je za to primeren čas. 

Mnogi podjetniki čakajo predolgo in zgodi se, da jih obseg poslovanja prehiti. Uporabljati začnejo različna orodja in podatki se zbirajo na različnih koncih. Znajdejo se v začaranem krogu in  s 15 različnimi Excelovimi tabelami. Ker imajo veliko podatkov, ki jih še vedno ročno obdelujejo (na primer: spletna trgovina ročno izdaja račune, namesto da bi imela to avtomatizirano. Drugi se srečujejo z izzivom fiskalizacije zaradi plačila s kreditnimi karticami), nimajo časa za uvedbo sistema, ki bi jim pri tem pomagal. Podatki ostajajo le podatki in iz njih ne morejo oblikovati kakovostnih informacij. 

Če že na začetku pravilno razmišljate, se boste v prihodnje zagotovo izognili marsikateri nevšečnosti kot na primer nepotrebne integracije, prepisovanje podatkov med sistemi, učenje sodelavcev novega načina dela. Predvsem pa boste imeli informacije takoj, ko jih potrebujete. 


Če ERP-pa niste vpeljali takoj na začetku, kdaj je res skrajni čas?

V nadaljevanju navajamo nekaj izhodišč, ki vam bodo pomagala pri razmišljanju o uvedbi sistema ERP. Če boste na vsaj tri odgovorili pozitivno, je zagotovo pravi čas:


  • Imate vsaj 2 ali več zaposlenih? 

  • Imate več kot 50 prejetih računov na mesec? 

  • Opravite več kot 150 transakcij z različnimi strankami na mesec? 

  • Imate kupce izven države ali celo izven EU? 

  • Prodajate več kot 5 izdelkov?

  • Imate proizvodnjo ali pa upravljate zunanjo proizvodnjo? 

  • Ste dolžni spremljati procese skladno z različnimi certifikati (ISO; TUV)?

  • Imate več kot 50 aktivnih mesečnih naročnikov? 

  • Imate več kot 20 povpraševanj mesečno? 



Če ste na vsaj tri vprašanja odgovorili z DA, stopite v stik z našimi svetovalci.

Kako lahko ERP pripomore k boljšemu poslovanju in celostnemu spremljanju podjetja?

ERP ni računovodski program za izdajanje računov ali spremljanje plačil.

Njegova ključna dodana vrednost je v tem, da omogoča spremljanje poslovanje vseh oddelkov v realnem času. Je vstopna točka, v kateri so združene vse informacije celotnega poslovanja podjetja – od nabave, komunikacije s stranko, prodaje, proizvodnje. 

Čeprav je res, da so nekateri sistemi še vedno rigidni, obstaja veliko fleksibilnih in skalabilnih ERP-jev. Prav tej viziji sledi tudi Odoo, ki ima na eni strani ogromno število modulov, ki vam pomagajo pri poslovanju, na drugi strani pa je sistem, ki je popolnima odprt za integracije z zunanjimi partnerji in njihovimi rešitvami. 

a) Komunikacija je temelj vsakega poslovanja 

Obvladovanje komunikacije je ključ do dobrega poslovanja. Skozi dosledno, pravočasno, jasno komunikacijo se odraža odnos tako do zaposlenih kot tudi naročnikov in s tem se tudi povečuje ugled podjetja.

Centralni sistem shranjuje vse interakcije med kupci, zaposlenimi in poslovnimi partnerji – račune, e-maile, pogodbe, pohvale, reklamacije – na enem mestu. Na ta način lahko podjetniki zelo hitro in enostavno preverijo zgodovino med podjetjem in naročnikom in na podlagi tega pripravijo podlage za nadaljnje sodelovanje. Temu tudi rečemo 360 stopinjski pogled na stranko. 

Odoo je to rešitev imenoval »Chatter box« in omogoča, da so vsi podatki, dokumenti, e-maili, reklamacije, pohvale … na enem mestu. 


b) Postavite dobre temelje in nadzorujte stroške 

Nujno je, da direktorji in vodje podjetja poznajo svoje poslovanje in nehajo ugibati, kje gre podjetju dobro in kje izgublja sredstva zaradi slabe organizacije ali previsokih stroškov. Sistem ERP pomaga analizirati ponudbe, prodajo,... Na ta način lahko poslovodstvo pripravlja odločitve, ki temeljijo na dejstvih in ne  in zgolj na občutku. Obvladovanje stroškov je pomemben temelj poslovanja vsakega podjetja. 

Na primer – če morate dokazovati uspešnost svojega produkta ali podjetja, je uvedba sistema ERP nujna. Tako boste investitorjem lažje dokazovali, kako upravljate sredstva in kam jih namenjate.  

c) Imejte pregled nad nalogami in projekti 

Mala podjetja in Starup-i velikokrat začenjajo z množico Excelovih tabel za spremljanje prodaje in pripravo analiz. Vendar pa z rastjo podjetja postane količina podatkov prevelika in informacije se izgubijo. Priprava učinkovitih in kakovostnih poročil postane skoraj nemogoča. 
Tudi spremljanje nalog in projektov postaja z rastjo podjetja vse bolj kompleksno. Dober ERP omogoča spremljanje projektov in finančnih tokov, pomaga pri načrtovanju ... Centraliziran vir podatkov omogoča hitro pripravo internih poročil, poročil za naročnika in morebitne investitorje. 
Ker ERP povezuje delo različnih oddelkov, so podatki vidni vsem, ki imajo za to dovoljenje. Če na primer naročnik napiše pritožbo v reklamacijski oddelek, le-to vidi tudi prodajalec, saj se informacija zabeleži na stranko. Na primer: Informacijo, da je kupec plačal, prodajalec vidi takoj, ko se to zabeleži v računovodstvu. Na ta način ni treba dodatne komunikacije ali usklajevanja. 
Če ERP deluje v oblaku, pa so vse informacije dostopne vsem, ne glede na lokacijo dela. 



c) Bodite fleksibilni in delajte od kjerkoli 

Že pregovorno nas je epidemija postavila pred test, kako hitro se lahko prilagodimo spremembam in ERP v oblaku je najboljši odgovor na trenutno situacijo, saj omogoča fleksibilnost dela od kjer koli in kadarkoli. 
ERP-ji, ki delujejo v oblaku, so praviloma skalabilni. To pomeni, da jih lahko prilagajate svojim trenutnim potrebam, tako glede na obseg dela ali število modulov in glede na število novih uporabnikov. V delo vpeljete le tiste rešitve, ki jih potrebujete za svoje poslovanje. Z rastjo podjetja sproti dodajate rešitve, ki jih potrebujete za obvladovanje posla. Če vas zanima, kateri Odoo moduli bi bili primerni za vaše podjetje ali projekt, se povežite z našimi svetovalci

d) Varnost podatkov ni več vprašanje 

Tehnična varnost podatkov v oblaku je danes standard in to ni več predmet pogovora. Podatki, ki se pošiljajo v strežnike, morajo biti varni, kar pa zagotavlja ponudnik storitve. Resni ponudniki, katerih preživetje je od tega odvisno, uporabljajo certifikate varovanja, s katerimi zagotavljajo popolno varnost in zasebnost podatkov. 
Smiselno pa je, da podjetja svoje zaposlene poučijo o varni uporabi storitev v oblaku – kako in na kakšen način shranjevati gesla, kako ravnati, če se prijavljajo v javno omrežje ali uporabljajo javni računalnik. 


Vsakdo začne na začetku. In smiselno je, da že takoj začnete polagati dobre temelje, na katerih bo podjetje raslo. ERP ni zgolj računovodski program. Je sistem, ki vam pomaga obvladovati posel iz različnih vidikov. Računovodski del pa lahko z ERP-jem povežete, če uporabljate drug sistem.

Vas zanima, kako začeti z vpeljevanjem sistema ERP v svoje poslovanje? Stopite v stik z nami.  

Prijava za komentiranje