Kako smo se v Hermesu spopadli z delom od doma?
Zaradi epidemije smo morali spremeniti način dela.
14 januar, 2021 po
Kako smo se v Hermesu spopadli z delom od doma?
HERMES D.O.O., Boris Kodelja
| Še nobenega komentarja

V Hermesu že leta delamo na dveh lokacijah. Poleg tega imamo še sodelavce iz drugih krajev Slovenije. Zato smo že pred epidemijo načrtovali uvedbo orodij, ki bodo poenostavila sodelovanje in omogočala bolj fleksibilno delo. Ampak ker je »kovačeva kobila vedno bosa«, smo s tem odlašali vse do epidemije. Nove okoliščine so nas spodbudile k reorganizaciji načina dela in razmišljanja. 

Zaradi epidemije smo morali spremeniti način dela

V podjetju imamo dve geografsko ločeni poslovni enoti. Zaradi epidemije smo morali število zaposlenih v pisarnah zmanjšati na minimum in omogočiti delo do doma. Usklajevati je bilo treba: prisotnost na lokaciji v Ljubljani, na lokaciji v Krškem in delo od doma.

Pri uvajanju novosti smo sledili viziji Odoo platforme – združiti vse informacije na enem mestu in modernizirati procese dela. Zato izbira te platforme ni bila naključje. 

Kako smo k temu pristopili? 

Pristop k spreminjanju načina dela ni bil zgolj uvajanje orodij, temveč smo morali spremeniti kulturo komunikacije in organizacijo dela ter izboljšati sodelovanje pri projektih. Sledili smo naslednjim ciljem: 

1. CILJ 1: izboljšati organiziranost z manj motenj pri delu in več časa za kakovostno delo.

2. CILJ 2: Povečati pregled nad projekti, zmanjšati število sestankov za potrebe poročanja in izboljšati komunikacijo s stranko na projektu.

3. CILJ 3: Poenostaviti vodenje evidence delovnega časa.

Odoo • Text and Image

1. Spremenili smo organiziranost in kulturo podjetja

Za dosego prvega cilja smo morali spremeniti organiziranost in kulturo podjetja. Saj ni nič bolj zoprno kot stalne motnje med opravljanjem tekočega dela. Neprestano utripa klepetalnik, ali pa vsak kliče takoj, ko nekoga potrebuje.  

Dokazano je, da potrebujemo kar 23 min, da se ponovno osredotočimo na delo, ki smo ga opravljali, če nas je nekdo zmotil. Torej, če smo si zadali, da bomo projekt delali eno uro in nas v tem času 2x zmotijo z vsebino, ki ni povezana s trenutnim projektom, bomo samo za ponovno pridobivanje fokusa potrebovali skoraj 45 min in le 15 min efektivno opravljali svoje delo. 

a) Pomen pravilne uporabe koledarja 

V podjetju smo se dogovorili, da si bo vsak v koledarju rezerviral čas zase in za svoje delo in zabeležil druge odsotnosti. Ti podatki pa so takoj vidni vsem sodelavcem. 

V času, ki ga ima sodelavec rezerviranega za svoje delo, izklopi klepetalnik, ne odgovarja na maile in ni dosegljiv. To spoštujejo tudi sodelavci in z vprašanji počakajo. 

Uvedli smo tudi sklicevanje sestankov ena-na-ena, kar vsakemu omogoči, da si rezervira čas za ta namen in si vsak zase lahko bolje organizira potek dneva. 

Tako hitro vidimo, v katerih terminih lahko skličemo skupinske sestanke in si tako ne motimo rutine dela ali prekrivamo drugega sestanka. 

Primer: Digitalna transformacija v praksi - uspešna zgodba mlade podjetnice 
Preberi blog 

b) Uporaba beležk in osebnega organizatorja nalog

Pomemben del načrtovanja lastnega dela so tudi zapisniki, beležke in naloge. Te zaposleni beležijo neposredno v Odoo in jih po potrebi delijo s sodelavci. 

Organizator nalog je namenjen lastni organizaciji dela. S kanban pogledom je prenašanje nalog med posameznimi fazami in dodeljevanje nalog sodelavcem hitro in preprosto.

2. Drugačen način beleženja projektov in vključevanje naročnikov 

Za doseganje drugega cilja smo uvedli orodje za spremljanje projektov. Ker smo IT storitveno podjetje, imamo veliko različnih projektov, ki zahtevajo sodelovanje in oblikovanje notranjih ekip, sodelovanje s partnerji in ne nazadnje z naročniki. Sodelavci so tako lahko vključeni v 4 ali 5 projektov, ali tudi več. 

a) Pregled nad projekti in nalogami
Odoo Projekti, modul za vodenje projektov, se je izkazal kot zelo uporabno orodje, ki omogoča vizualno načrtovanje, sledenje in sodelovanje pri projektih. Vodja projekta redno preverja stanje in po potrebi spremeni statuse ali prerazporedi naloge. 

Tako ima sodelavec na projektu vpogled v zadnje stanje, preveri zabeležke sodelavcev, morebitne spremembe in druge aktivnosti. Na ta način ohranja fokus na svoje delo in ne izgublja časa s preverjanjem v stilu: »Ej, a tisto je že narejeno?« Zmanjšal se je tudi pritisk na zaposlene, ki imajo sedaj vse informacije na enem mestu. Dan zato zaključijo »z lahko glavo«, saj so vsi podatki za nadaljevanje projekta zabeleženi na enem mestu. 

b) Zmanjšanje števila usklajevalnih sestankov 
Vpogled v dogajanje ima tudi direktor, ki lažje spremlja potek projektov. To vpliva na manjše število sestankov, ki smo jih prej izvajali za potrebe pregleda stanja na projektih. Pridobili pa smo čas za načrtovanje. 

c) Vključevanje in komunikacija z naročniki ter zunanjimi partnerji
Zdaj lahko k sodelovanju na projektu povabimo tudi zunanje sodelavce ali naročnike. Zlasti naročniki so zadovoljni, ker lažje spremljajo potek projekta in lahko pravočasno vplivajo na dogajanje. 
Vzpostavili pa smo tudi enotno komunikacijo z naročnikom. Celotno korespondenco (tudi prejemanje in pošiljanje e-mailov) izvajamo neposredno preko Odoo. In s tem ostajajo pogovori, dokumentacija in druge pomembne informacije na enem mestu. 
O tem, kako pomemben je 360⸰pogled na stranko, smo že pisali v tem blogu

3. Evidentiranje delovnega časa in delo od doma

Evidentiranje delovnega časa je zakonska obveza in zaposleni morajo o tem poročati ne glede na lokacijo dela.  

Zaposleni v Odoo vpisujejo ure prisotnosti na delovnem mestu, napovedujejo odsotnosti oziroma dopuste kot tudi delo na terenu. Zabeležijo si še, ali so delali od doma ali iz izbrane poslovne enote. 

Na ta način so vsi podatki zbrani na enem mestu, kar poenostavi in pohitri pripravo obračuna plač. 

Odoo • Text and Image

Delo do doma bomo zagotovo podpirali tudi prihodnje

Očitno je, da nas je epidemija prisilila v večjo prilagodljivost. Procese dela smo morali spremeniti in naša izkušnja je pozitivna. Tudi v prihodnje bomo omogočili delo od doma zaposlenim, če bodo to želeli. 

Epidemije ne bomo pogrešali, čeprav nam je dala tudi nekaj dobrega. Nove procese dela in drugačen odnos do dela od doma. 

Verjamemo pa, da je človeški stik še vedno nujen in da dobrih poslovnih odnosov ne moremo ohranjati preko virtualnih srečanj. Spletno poslovno kosilo se (še) ni izkazalo kot nadomestilo osebnemu stiku. 

Da je delo od doma sploh mogoče, pripomore nova tehnologija. Če še niste o tem razmišljali, je sedaj najprimernejši čas za to. 


Odoo je zagotovo rešitev, ki vam pri tem lahko pomaga. Preverite jo lahko brezplačno!

Če pri tem potrebujete našo pomoč, pa smo vam z veseljem na voljo.

Prijava za komentiranje